Uso de Port@firmas

Es una herramienta que permite realizar la firma digital de documentos. Se trata de una aplicación Web que permite "a modo de un cliente de correo" tener centralizados los documentos que ha de firmar una persona, permitiendo visualizar toda la información complementaria al documento a firmar.

Si el firmante que queremos escoger no existe en la lista, es porque ese firmante aún no ha entrado en Port@firmas con su certificado digital. Debe entrar al menos una vez para que aparezca en la lista.

Esto se debe a que ese firmante aún no ha entrado en Port@firmas con su certificado digital. Este problema se soluciona en el momento que entre por primera vez a Port@firmas.

No se pueden enviar documentos ".doc" para firmar, ya que en ellos no es posible adjuntar la firma en el pié del documento después de firmarlo. En los pdf en cambio, después de firmar el documento, aparece la firma en el pié justificando así la firma del mismo.

Simplemente usando repetidamente el botón "Adjuntar documento", cada vez que se intente adjuntar un documento deberá escogerse si es un documento a firmar (Comunicación interna) o si es un documento informativo que no se tendrá que firmar, que es sólo para consulta.

Si, es frecuente que para firmar un documento haya que consultar otras informaciones relacionadas que están en otros documentos. Esa información anexa se une al documento a firmar también usando el icono "Adjuntar documento", y una vez escogido el documento escogemos Documentación informativa. Podrá comprobar que estos documentos se colocan a la derecha de la ventana del envío como "Documentos Informativos", a diferencia de los Documentos que requieren firma que se colocan a la izquierda bajo "Documentos a Firmar".

Si, si tiene el permiso adecuado, existirá una tabla que indique para cada usuario que autorizaciones tiene para ver documentos de otras personas (Ejemplo, una secretaria los de su jefe). Si está autorizado en ella podrá ver que documentos pendientes o firmados (estado del port@firmas) tiene una persona dada. Eso le permitirá como ya decíamos a la secretaría, ver el estado de firma de los documentos de una determinada área.

Tiene dos enlaces en la parte superior derecha de la aplicación, "Consulta Terminados" y "Consulta Pendientes", como imaginará con el primero puede ver los documentos que ya han sido firmado (o rechazados) por las personas de las que usted tiene autorización a consultar su port@firmas, podrá escoger previamente de una lista, la persona de la cual quiere ver los documentos ya firmados. De la misma forma pinchando en el enlace "Consulta Pendientes" y escogiendo la persona de la cual quiere ver los documentos que tiene pendientes para firma le saldrá una tabla con toda la información de documentos no firmados.

Cuando pinchamos en el icono "Destinatarios" se nos presenta una tabla de todos los posibles Destinatarios ordenados jerárquicamente, al principio de cada posible destino hay un cuadro para marcarlo, puede marcarse en cuantos se deseen que reciban la comunicación. Debe observar que al final de muchos de los destinatarios hay un número entre paréntesis, esto significa que bajo esa unidad organizativa hay otras que se pueden ver pinchando en el signo más que la precede. Cuando estén marcados todos los Destinatarios necesarios entonces pinchar en el botón "Añadir". Si posteriormente nos percatamos de que se requiere añadir otro Destinatario (antes de enviar el documento), podemos volver a pinchar en "Destinatarios" y añadir los necesarios, obsérvese que permanecen marcados los escogidos anteriormente.