Uso de Port@firmas

Portafirmas es una plataforma que permite realizar procesos de firma electrónica de documentos. Se trata de una aplicación web que permitetener centralizados los documentos que tiene que firmar una persona, permitiendo visualizar toda la información complementaria del documento a firmar.

Su ventaja fundamental es que permite enviar documentos a otras personas para que los firmen, y cuando esas personas firman los documentos, Portafirmas los pone inmediatamente a disposición de los solicitantes de la firma, estableciendo circuitos de firma y automatizando la recepción de los documentos firmados. Esto hace más fácil enviar un documento para que sea firmado por varias personas, encargándose Portafirmas de la coordinación de la firma entre los firmantes.

Sí, cuando vamos a la selección de firmantes, tenemos disponible la opción “Invitados”, en la que se nos solicita el nombre del firmante y un correo electrónico al que le llegará el enlace para firmar el documento.

Cuando se firma un documento en portafirmas el sistema nos ofrece el mismo documento en dos versiones: firma e informe de firmas.

En la opción “firma”, el documento está firmado electrónicamente. Si lo abrimos en Adobe Acrobat podemos ver que lleva una firma asociada. Esta es la versión que utilizaremos por regla general siempre que trabajemos con el portafirmas. Al abrirlo veremos que la marca de la firma aparece solamente en la primera hoja, pero esto no debe confundirnos, la firma electrónica es un metadato que se asocia al documento en su totalidad, no se distribuye por páginas como lo hacíamos con la firma manuscrita, de tal manera, que, aunque veamos el reflejo de la firma solamente en la primera página del documento, éste está firmado en su totalidad, como se puede comprobar en Adobe Acrobat.

En la opción “informe de firmas”, el documento no lleva firmas asociadas (podemos comprobarlo abriéndolo en Adobe Acrobat), pero sí es un informe de las firmas asociadas a ese documento con los datos necesarios para poder identificarlo y con el código seguro de verificación para poder localizarlo a través de la Sede Electrónica de la Universidad Pablo de Olavide, donde se descarga el documento firmado.

Sí, para ello puede usar la aplicación Autofirma.

Uno de los principales objetivos de Autofirma es facilitar la firma electrónica de cualquier tipo de documento en formato pdf. Es una aplicación de firma electrónica desarrollada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Al poder ser ejecutada desde el navegador, permite la firma en páginas de Administración Electrónica cuando se requiere la firma en un procedimiento administrativo.

Puede descargarsela y consultar su manual de utilización desde el punto 4 del apartado Requisitos Técnicos de la Ayuda técnica de la Sede:

Requisitos técnicos

Sólo pueden firmarse en Portafirmas documentos oficiales en formato PDF.

Se entiende por documento oficial el emitido por miembros del personal de la UPO en el ejercicio de las funciones o competencias que tienen atribuidas.

No se pueden enviar documentos ".doc" para firmar, ya que en ellos no es posible adjuntar la firma en el pié del documento después de firmarlo. En los pdf en cambio, después de firmar el documento, aparece la firma en el pié justificando así la firma del mismo.

Simplemente usando repetidamente el botón "Adjuntar documento", cada vez que se intente adjuntar un documento deberá escogerse si es un documento a firmar (Comunicación interna) o si es un documento informativo que no se tendrá que firmar, que es sólo para consulta.

Si, es frecuente que para firmar un documento haya que consultar otras informaciones relacionadas que están en otros documentos. Esa información anexa se une al documento a firmar también usando el icono "Adjuntar documento", y una vez escogido el documento escogemos Documentación informativa. Podrá comprobar que estos documentos se colocan a la derecha de la ventana del envío como "Documentos Informativos", a diferencia de los Documentos que requieren firma que se colocan a la izquierda bajo "Documentos a Firmar".